Warum du ein Notion Wiki erstellen solltest: Ein Notion Wiki ist ein zentrales Wissensarchiv für dein Business – strukturiert, dynamisch und jederzeit durchsuchbar. Es hilft dir, Unternehmenswissen zu dokumentieren, Abläufe zu standardisieren und dein digitales Business nachhaltig zu organisieren. Gerade Selbstständige und kleine Teams profitieren enorm von einem zentralisierten System, das sowohl interne Prozesse als auch externe Ressourcen auf einen Blick sichtbar macht.
Wenn du bereits mit Notion arbeitest, aber deine Inhalte sich in verstreuten Seiten oder Datenbanken verlieren, ist ein Wiki die logische Weiterentwicklung: Es bringt Ordnung, spart Zeit, fördert Zusammenarbeit und ermöglicht dir, schneller zu skalieren. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du ein professionelles Notion-Wiki aufbaust, das langfristig mit deinem Business mitwächst.
Was ist ein Business-Wiki (und was ist es nicht)?
Ein Business-Wiki ist eine digital organisierte Wissensplattform. Im Unterschied zu Notizen oder Projektmanagement-Datenbanken ist es kein Ort für operative Aufgaben, sondern für strategisch wichtiges Wissen: Tutorials, Standards, interne Prozesse oder Teamrichtlinien.
Typische Merkmale eines Wikis:
- Inhalte sind thematisch sortiert und in logischen Strukturen verlinkt
- Es existiert eine klare Navigation mit Haupt- und Unterseiten
. Inhalte sind dauerhaft relevant, kein kurzfristiger Projekt-Content
Was es nicht ist:
- Kein Ersatz für dein Taskboard (z. B. Kanban für Aufgaben)
- Kein Ort für spontane Gedanken (hierfür besser ein Journal oder Daily Log nutzen)
Wiki vs. Second Brain – was ist der Unterschied?
Auf den ersten Blick wirken ein Notion-Wiki und ein Second Brain sehr ähnlich: Beide speichern Wissen, nutzen Verlinkungen und sind modular aufgebaut. Doch die Intention ist eine andere.
| Merkmal | Second Brain | Business-Wiki |
| Ziel | Persönliche Wissensverarbeitung | Geteiltes, strukturiertes Wissen |
| Strukturprinzip | PARA, Zettelkasten, Map of Content | Hierarchie, Datenbanken, Indexe |
| Nutzung | Kreativ, explorativ | Standardisiert, prozessbezogen |
| Zielgruppe | Einzelpersonen | Teams, Business Owner, VA |
| Inhalte | Ideen, Notizen, Referenzen | SOPs, Prozesse, Standards |
Fazit: Beide Systeme haben ihre Daseinsberechtigung – im besten Fall ergänzen sie sich. Viele Solopreneure starten mit einem Second Brain und entwickeln daraus mit wachsendem Business ein formales Wiki für delegierbare Prozesse.
Das Second Brain: Persönliche Wissensverarbeitung als Denk-Erweiterung
Ein sogenanntes Second Brain – im deutschsprachigen Raum oft als „zweites Gehirn“ bezeichnet – ist ein persönliches System zur Speicherung, Verarbeitung und Organisation von Wissen. Es basiert auf dem Gedanken, dass wir Informationen nicht im Kopf behalten müssen, sondern sie externalisieren, strukturieren und jederzeit abrufen können. Besonders bekannt wurde das Konzept durch Tiago Forte, der mit dem PARA-System (Projects, Areas, Resources, Archives) eine pragmatische Struktur geschaffen hat, um digitale Informationen sinnvoll zu ordnen.
Ziel eines Second Brain ist es nicht, fertige Prozesse oder Regeln zu speichern, sondern ein Raum für Ideenfindung, Lernen, Reflexion und kreative Entwicklung zu sein. Nutzer:innen legen hier z. B. Lese-Notizen, Inspirationsquellen, persönliche Erkenntnisse, Recherchen, Meeting-Mitschriften oder Zitate ab – oft verlinkt, in Kategorien sortiert und mit Tags versehen. Das Second Brain ist somit hochgradig individuell, nicht auf Teamarbeit ausgelegt und verändert sich oft dynamisch je nach Lernziel oder Projektphase. Es unterstützt Denkprozesse, nicht operative Abläufe.
Ein Wiki: Geteiltes, strukturiertes Wissen für nachhaltige Organisation
Ein Wiki hingegen verfolgt einen ganz anderen Zweck. Es ist nicht persönlich, sondern primär ein kollektives oder unternehmensbezogenes Wissenssystem – und dient der Standardisierung, Klarheit und Reproduzierbarkeit von Arbeitsprozessen. Während das Second Brain eher der Ideengenerierung dient, ist ein Wiki das Archiv für bereits ausformuliertes, verlässliches Wissen: also fertige SOPs (Standard Operating Procedures), Unternehmensrichtlinien, Onboarding-Prozesse, Tool-Anleitungen oder auch CI-Vorgaben.
Im Unternehmenskontext ist ein Wiki besonders wichtig, wenn Aufgaben delegiert, Abläufe wiederholt oder neue Teammitglieder eingearbeitet werden sollen. Es stellt sicher, dass nicht alles im Kopf einer Einzelperson steckt – sondern schriftlich fixiert und zug\u00e4nglich ist. Dabei steht weniger die Kreativität, sondern vielmehr die Effizienz, Nachvollziehbarkeit und Skalierbarkeit im Vordergrund. Ein Wiki ist nicht explorativ, sondern strukturiert und auf Langlebigkeit ausgelegt. Es wird aktiv gepflegt, regelmäßig aktualisiert und idealerweise von mehreren Personen genutzt.
Wissen organisieren: Was ins Wiki gehört
Ein durchdachtes Wiki orientiert sich an deinem Unternehmensaufbau und sollte sowohl interne Prozesse als auch externe Kommunikation abbilden.
Beispiele für Inhalte:
- Business-Strategie: Vision, Werte, Leitbild
- Prozessbeschreibungen: z. B. Content-Produktion, Newsletter-Versand, Launch-Checklisten
- SOPs: Standard Operating Procedures für wiederkehrende Aufgaben
- Produkt- und Angebotsübersichten: Preise, Templates, Produktvergleiche
- Kundensupport-Wiki: Vorlagen für E-Mails, Support-Skripte
- Design-Richtlinien: Farbpaletten, Fonts, Logo-Verwendung
- Team-Verzeichnisse: Rollen, Zuständigkeiten, Zugänge
Je mehr du dokumentierst, desto besser kannst du delegieren oder automatisieren.
Die optimale Struktur: So baust du dein Wiki skalierbar auf
Die Architektur deines Wikis entscheidet darüber, wie intuitiv es genutzt werden kann. Eine gute Struktur ist klar, logisch und einfach navigierbar. Du kannst dich an folgenden Prinzipien orientieren:
- Erstelle Hauptbereiche als einzelne Seiten, z. B. „Strategie“, „Prozesse“, „Produkte“
- Verwende Datenbanken für SOPs und verknüpfe sie mit deinen Workflows
- Erstelle Landingpages mit Einführungen, Icons, Call-to-Actions
- Nutze Tags, Relations und Status-Felder zur besseren Filterung
Tipp: Baue dir ein zentrales Wiki-Dashboard, von dem alle relevanten Inhalte verlinkt sind. Das spart Zeit und gibt dir sofortigen Zugriff auf alles Wichtige.
Interne Verlinkungen und Navigation clever umsetzen
Ein gutes Wiki lebt von interner Verlinkung. So entsteht ein Netzwerk von Seiten, die miteinander kommunizieren:
- Verlinke Seiten mit @Seitennamen für schnelle Navigation
- Verwende verlinkte Datenbanken, um SOPs in Prozesse zu integrieren
- Nutze Button-Komponenten für smarte Navigation
- Erstelle Inhaltsverzeichnisse, besonders auf längeren Seiten
- Arbeite mit Synced Blocks, wenn Inhalte mehrfach verwendet werden (z. B. Haftungsausschluss)
Beispiel: Ein SOP zur Newsletter-Erstellung kann direkt in deiner Marketing-Datenbank auftauchen und gleichzeitig in der SOP-Übersicht stehen.
Templates & Tools: So startest du effizient
Templates sparen dir nicht nur Zeit, sondern sorgen für Konsistenz in deinem Wiki. Diese Tools helfen dir dabei:
- SOP-Template: mit Feldern für Titel, Status, letzte Aktualisierung, Schritte
- Landingpage-Template: inklusive Inhaltsverzeichnis und visuellen Elementen
- Teamseite: mit Rollenbeschreibung, Bild, Verantwortlichkeiten
- Produktdatenbank: mit Feldern für Preis, Format, Zielgruppe, Launchdatum
Ein guter Startpunkt ist ein Wiki-Starter-Kit, wie du es im Marpels Studio Shop findest: Modular aufgebaut, sofort einsatzbereit, anpassbar an jedes Business-Modell.
Notion AI ins Wiki integrieren – smarte Anwendungsmöglichkeiten
Mit Notion AI kannst du dein Wiki nicht nur schneller befüllen, sondern auch dynamischer gestalten:
- Texte ausformulieren lassen anhand von Stichpunkten
- Zusammenfassungen generieren, besonders bei langen SOPs
- Automatische FAQ-Antworten erstellen auf Basis deines Inhalts
- Rewriting & Vereinfachung für technische Inhalte
- To-Dos in Dokumenten erkennen und markieren lassen
Wichtig: Achte auf Datenschutz. Sensible oder personenbezogene Inhalte sollten nicht in Notion AI verarbeitet werden. Für Unternehmen empfiehlt sich ein Data Processing Agreement (DPA) mit Notion Labs Inc., um DSGVO-Konformität sicherzustellen.
Ein Wiki im Team vs. Solo – Unterschiede und Tipps
Als Solo-Selbstständige:r
- Volle Kontrolle über Inhalte
- Struktur hilft beim Outsourcing an VA, Texter oder Support
- Fokus auf Effizienz und Transferwissen
Im Team
- Definiere klare Rollen und Zuständigkeiten im Wiki (z. B. Wiki-Owner)
- Lege Lese- vs. Schreibrechte pro Bereich fest
- Baue Feedbackschleifen ein: z. B. Kommentarfunktion oder wöchentliche Review-Meetings
- Nutze Team-Templates für Onboarding, Kommunikationsstandards und Arbeitsanleitungen
So sorgst du für Klarheit und entlastest deine Teamkommunikation langfristig.
Regelmäßige Pflege & Weiterentwicklung
Ein Wiki ist kein statisches Projekt, sondern ein lebendes System. Damit es dauerhaft funktioniert, solltest du klare Routinen etablieren:
- Setze monatlich einen „Wiki-Review-Termin“
- Baue Reminder in dein Projekt-Tool ein
- Verwende Statusfelder wie „zu überarbeiten“, „veraltet“, „geprüft“
- Nutze Verlaufsversionen (Version History) bei Notion Plus/Business
- Archivierte Inhalte separat lagern und kennzeichnen
Pflege ist entscheidend – denn nur ein aktuelles Wiki wird genutzt.
Bonus: Häufige Fehler bei Notion-Wikis – und wie du sie vermeidest
- Keine klare Navigation: Nutzer verlieren sich in zu vielen Unterseiten.
- Redundante Inhalte: Zwei SOPs zum gleichen Thema? Klare Struktur verhindert das.
- Ungepflegte Inhalte: Veraltete Seiten sorgen für Misstrauen und Fehler.
- Fehlende Einführung: Erkläre in einer Startseite, wie dein Wiki funktioniert.
- Zu technische Struktur: Denk aus Nutzersicht, nicht aus Entwicklerlogik.
Mit diesen Tipps baust du ein Wiki, das wirklich hilft – nicht nur dir, sondern auch jedem neuen Teammitglied oder externen Support.
Fazit: Dein Notion Wiki als Fundament für Wachstum und Effizienz
Ein gut strukturiertes Wiki in Notion ist weit mehr als nur eine nette Spielerei. Es ist das Fundament für ein professionell aufgestelltes Business, das wachsen kann, ohne im Chaos zu versinken. Ob du allein arbeitest oder mit einem Team: Ein Wiki schafft Klarheit, Transparenz und Nachhaltigkeit. Es hilft dir, Wissen zu bewahren, Abläufe zu optimieren und Aufgaben schneller zu delegieren.
Mit den richtigen Templates, einer durchdachten Struktur und einem festen Pflegeprozess wird dein Notion Wiki zu einem lebendigen System, das mit deinem Unternehmen mitwächst. Und: Es macht deine gesamte Organisation unabhängiger von Einzelpersonen und Kopfwissen. Spätestens wenn du zum ersten Mal Inhalte delegierst oder eine Aufgabe automatisierst, wirst du merken, wie wertvoll dieses System ist.
Starte klein, aber starte jetzt. Dein Zukunfts-Ich wird dir danken.